Houve um tempo em que as planilhas eram a melhor ferramenta disponível para organizar dados. Suas limitações eram aceitas como um mal necessário.
No entanto, com o avanço da tecnologia, as empresas não precisam mais conviver com os desafios e riscos que elas trazem — especialmente na gestão de planos de ações para colaboradores.
Hoje, softwares especializados como o PRIS, oferecem uma solução robusta e eficiente para administrar esses programas, garantindo segurança, eficiência e conformidade regulatória.
Veja neste artigo como usar planilhas para gerenciar incentivos pode comprometer a segurança, a eficiência e a conformidade regulatória da empresa.
Veja os principais desafios:
Planilhas são suscetíveis a erros. Basta uma falha de digitação, um arredondamento incorreto ou a inserção equivocada de dados para comprometer a precisão do plano de ações.
No contexto de um programa de incentivos de longo prazo um simples erro pode resultar em cálculos incorretos de participação acionária, falhas no cumprimento de exigências fiscais ou até problemas de comunicação com os colaboradores.
Além disso, quando múltiplas pessoas manipulam o mesmo documento, a chance de inconsistências aumenta.
Sem um sistema que registre e valide automaticamente as alterações, os erros podem passar despercebidos até que causem um impacto significativo.
Nos estágios iniciais, uma planilha pode parecer suficiente para acompanhar a estrutura acionária da empresa.
No entanto, à medida que o negócio cresce, o número de colaboradores e transações também aumenta, tornando o gerenciamento manual inviável.
Lidar com concessões de ações, cronogramas de vesting, saídas de colaboradores e diferentes classes de acionistas exige um controle sofisticado.
Planilhas não foram projetadas para acompanhar essa complexidade e podem se tornar um gargalo operacional.
Planilhas são facilmente copiadas e compartilhadas, o que pode levar a múltiplas versões do mesmo documento circulando internamente.
Isso cria confusão sobre qual versão contém as informações mais atualizadas e pode comprometer a confiabilidade dos dados.
No Brasil, com a crescente exigência de governança e conformidade regulatória — especialmente para empresas listadas ou que buscam investimentos — a falta de um registro claro e auditável pode gerar riscos sérios.
Diferente de softwares especializados, planilhas não possuem automação.
Isso significa que qualquer movimentação no plano de ações — novas concessões, mudanças de vesting, saídas de colaboradores — precisa ser atualizada manualmente.
Além de aumentar o risco de erro, essa abordagem consome tempo valioso da equipe de Recursos Humanos, Jurídico e Finanças, que poderia ser direcionado para atividades estratégicas.
Quando analisados isoladamente, esses problemas podem parecer gerenciáveis.
No entanto, quando ocorrem simultaneamente, podem gerar um efeito cascata, resultando em inconsistências, retrabalho e até mesmo problemas legais e fiscais.
Um dos grandes desafios de gerenciar um plano de ações por meio de planilhas é a dependência de pessoas específicas para manter e interpretar os dados.
Muitas vezes, apenas uma ou poucas pessoas dominam a estrutura da planilha, o que cria um risco significativo caso elas deixem a empresa.
Mesmo que a planilha permaneça acessível, a falta de documentação e de boas práticas na sua construção pode dificultar a compreensão para novos responsáveis.
Fórmulas complexas, referências cruzadas e a ausência de um padrão claro de organização podem tornar a adaptação lenta e sujeita a erros.
O uso de softwares especializados em gestão de planos de ações e incentivos de longo prazo oferece uma abordagem mais eficiente, segura e escalável.
Benefícios do uso de um software especializado:
Empresas que ainda gerenciam seus planos de ações por meio de planilhas estão assumindo riscos desnecessários.
Além da ineficiência operacional, essa prática pode comprometer a governança e a transparência, impactando a credibilidade da organização.
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