Ao implementar um plano de Incentivo de Longo Prazo (ILP), muitas empresas começam gerenciando-o via planilhas. Essa parece ser uma alternativa simples, acessível e de rápida implementação.
Porém, conforme o plano se desenvolve, a complexidade aumenta e o uso de planilhas deixa de ser suficiente — e pode, na verdade, se transformar em uma fonte de erros, riscos e prejuízos.
Neste artigo, você vai entender por que a gestão de ILP por planilha deve ser evitada e como a automação, através de softwares especializados, como o da Pris, é o caminho mais seguro e eficaz.
Riscos e desvantagens da gestão de ILP por planilha
Muitas empresas ainda fazem a gestão de ILP por planilha por acreditarem que esta é a maneira mais simples e prática de administrar o incentivo.
No entanto, com o passar do tempo, a tendência é que as informações do plano fiquem mais complexas. Por consequência, pode culminar em erros e imprecisões caso os dados estejam sendo alimentados por meio de planilhas.
A seguir, você verá uma série de fatores e entenderá por que é aconselhável evitar a gestão de ILP por planilha.
1. Possibilidade elevada de erros humanos
Planilhas são ferramentas manuais. A inserção e a atualização de dados, fórmulas e vínculos entre abas dependem de pessoas — e todo processo manual está sujeito a erros.
Um simples deslize pode resultar em:
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Cálculo incorreto de ações ou bônus;
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Beneficiários recebendo valores errados;
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Desconfiança por parte dos colaboradores;
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Riscos trabalhistas e legais para a empresa.
Sem um sistema que aponte inconsistências automaticamente, esses erros só são percebidos quando já impactaram alguém — o que pode comprometer a credibilidade do programa.
2. Informações descentralizadas e imprecisas
Além de poder acontecer em decorrência dos erros, como dito anteriormente, a imprecisão de informações das planilhas pode ocorrer em função do compartilhamento destes documentos.
As planilhas podem ser baixadas em diferentes computadores, alteradas e podem, ainda, acabar se perdendo. Além de correr o risco de serem editadas por quem não faz parte da equipe competente para tal.
Por vezes, os setores acabam por criar diferentes versões da planilha de gestão de ILP, cada uma focada em um contexto e sem centralização. A consequência é que há muitas chances do plano de Incentivo de Longo Prazo não alcançar seus objetivos e perder o sentido.
Mais uma vez, a automatização deste processo resolve esta questão, visto que a solução centraliza as informações sobre o plano e sobre os ganhos em um único local que pode ser acessado em tempo real por administradores e beneficiários.
3. Exposição a riscos fiscais e regulatórios
Planilhas mal gerenciadas comprometem a transparência e conformidade fiscal da empresa. Em auditorias externas — especialmente aquelas conduzidas por órgãos reguladores —, erros e inconsistências podem gerar sanções financeiras e reputacionais.
A complexidade das obrigações contábeis e tributárias de um plano de ILP exige um sistema confiável, com logs de auditoria, registros históricos e integração com sistemas financeiros.
Por que usar um software de gestão de ILP é a melhor alternativa?
Para solucionar os gargalos que a gestão de ILP por planilha causa, a adoção de um software, como o Pris, para a administração do plano é uma iniciativa eficaz.
A seguir, você verá pontos que a automação da gestão oferece e que não são possíveis de se obter com a gestão por planilha.
1. Maior transparência para todos os envolvidos
Deixar as informações sobre o plano de Incentivo de Longo Prazo à disposição de todos os envolvidos de forma clara e acessível é uma das premissas para se considerar que há uma boa gestão do incentivo.
Isso é possível com um software, já que os dados referentes ao plano ficam bem organizados e disponíveis para consulta sempre que necessário, o que causa um impacto positivo na percepção de transparência do ILP por pessoas beneficiárias e também por acionistas da companhia.
2. Personalização e escalabilidade
Um software de gestão de ILP pode lidar com programas de incentivo de qualquer tamanho e complexidade, desde pequenas startups até grandes empresas multinacionais de capital aberto. Desse modo é funcional em qualquer escala de empresa.
Alguns softwares, como o da Pris, são personalizáveis, ou seja, podem ganhar funções exclusivas de acordo com a necessidade do negócio para facilitar ainda mais a gestão do incentivo.
3. Gestão de planos complexos com eficiência
Este é um dos pontos que mais se destaca quando comparamos a gestão de ILP por planilha e por um software como o Pris.
A administração do plano pode começar simples, com poucas pessoas beneficiárias e poucos dados, mas, ao passar do tempo, informações mais complexas e detalhadas podem ser acrescidas ao plano, como:
- Novos participantes no plano;
- Adoção de diferentes tipos de planos, ou diversos programas em diferentes outorgas, respeitando múltiplos prazos de vesting;
- Incorporação de algumas das principais novidades e tendências internacionais em termos de Incentivo de Longo Prazo, como condições de matching.
Portanto, a gestão de ILP por planilha torna-se inviável e, até mesmo, insegura. Um software, por sua vez, consegue conciliar todas estas informações e até outras sem complicações e com segurança.
4. Segurança de dados e conformidade com a LGPD
Ter todas as informações sobre o plano de ILP adotado armazenadas com segurança e com fácil acesso é imprescindível para uma boa gestão. Isso porque, a empresa lida com dados financeiros e pessoais de seus colaboradores e colaboradoras.
Por isso, automatizar a gestão é uma opção interessante, visto que, ao utilizar um software como o Pris, a empresa garante a segurança dos dados, de acordo com as exigências da LGPD, e da própria organização.
Conclusão: automatize seu ILP e ganhe eficiência, segurança e confiança
Como você viu, a gestão de ILP por planilha pode parecer viável no início, mas se torna um gargalo com o crescimento do plano e da empresa. Erros manuais, falta de transparência, inconsistência de dados e riscos de auditoria são apenas alguns dos problemas.
A alternativa mais segura, eficiente e estratégica é investir em um software especializado que centraliza, automatiza e profissionaliza a gestão de Incentivos de Longo Prazo.
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