Na grande maioria das empresas que possuem Planos de Incentivos de Longo Prazo a época de uma nova outorga costuma ser bastante conturbada e trabalhosa, devido a questões como organização e atualização de informações, comunicação eficiente com os envolvidos e, muitas vezes, questões burocráticas – dificuldade na coleta de assinaturas, impressão de cópias de contratos, gestão dos documentos assinados, dentre outros.
No entanto, a situação foi bem diferente para a Braskem, uma das maiores petroquímicas do mundo. Todo o processo de nova outorga, incluindo a fase de resposta ao convite dos beneficiários a um novo programa de matching desse ano, foi realizado em parceria com a Pris Software, dentro da plataforma Options Report.
Novidades do OR para apoiar a Braskem
Para a fase de assinaturas de contrato desse ano, uma das mais trabalhosas enfrentadas pela empresa, foi disponibilizada uma integração com a Plataforma Docusign, que permite a assinatura eletrônica dos contratos pelos colaboradores, representantes e testemunhas envolvidos. De acordo com a responsável pelo projeto, “foram quase cem contratos assinados ao todo, incluindo 6 modelos diferentes de contrato, e envolvendo pessoas de diferentes continentes, como América, Europa e Ásia”.
Ainda segundo Mariana, a partir da parceria Pris / Braskem foi possível “diminuir o tempo do processo de assinatura de documentos em 75%, passando de um mês para apenas uma semana”. Além disso, o acesso ao documento pelas pessoas foi simples e rápido – do acesso à plataforma até o fim da assinatura foram apenas dois minutos de intervalo.
Ao final de todo o processo o documento assinado ficou disponível para download no sistema, facilitando o acesso ao contrato em qualquer hora ou lugar.
Impactos positivos para a Braskem
Tais pontos de evolução refletiram diretamente na diretoria da empresa. De acordo com a Mariana Delafina, “o tempo cronometrado para o vice-presidente fazer a reunião, acessar o sistema e assinar o contrato de todos os funcionários foi de 15 minutos. Processo esse que era necessário ser dividido em lotes de assinatura e levava dias para sua conclusão”.
O processo de outorga da empresa foi encerrado com toda documentação pronta e acionistas extremamente satisfeitos devido à segurança dos dados, rapidez e agilidade no processo. Pelas palavras da própria empresa: “A Pris foi quem nos transmitiu maior segurança e era a empresa que sabíamos que poderíamos sempre contar. Uma equipe extremamente capacitada, que fez um excelente trabalho”.
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